In het Klanten Informatie Systeem (KIS) worden gegevens over de (toekomstige) klant (naam, adres, woonplaats), zijn/haar woning en contacten tussen de verkrijger en AM verzameld en verwerkt. AM Wonen en AM BV (hierna te noemen: 'AM') zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor KIS. Het vastleggen van extra persoonsgegevens, gebeurt alleen als de klant die - via het inschrijfformulier en/of koop-/aannemingsovereenkomst bij de makelaar en/of via de internetsite die bij de woning behoort - vrijwillig voor AM opgeeft. Deze gegevens worden, gezien het vertrouwelijke karakter daarvan, uitsluitend binnen AM verwerkt. Bij eventuele overdracht zijn deze gegevens niet meer herleidbaar tot de verkrijger.

De grondslagen voor persoonsgegevensverwerking

AM verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens alleen op basis van in de WBP genoemde grondslagen, te weten: vrije en gerichte toestemming, het uitvoeren van een overeenkomst, het nakomen van een wettelijke verplichting en/of een gerechtvaardigd bedrijfsbelang.

Het doel van de verwerking

Deze gegevens worden gebruikt om:

• in te spelen op wensen van de (toekomstige) klant met betrekking tot wonen;
• op verzoek van de (toekomstige) klant informatie over projecten, woningen en aan wonen gerelateerde onderwerpen te verstrekken;
• een contract, veelal koop-/aannemingsovereenkomst, met een klant te sluiten;
• rechten en verplichtingen, waaronder leveringen, diensten en betalingen voortvloeiend uit het contract te organiseren, te sturen en te controleren;
• de co-makers (door AM ingeschakelde partijen, zoals makelaar, notaris, aannemer en showroom) gegevens te verschaffen uit het KIS;
• de desbetreffende co-makers te coördineren;
• klanten en co-makers toegang te verschaffen tot (besloten) websites en alle andere activiteiten die eventueel nodig zijn om de kwaliteit van de bedoelde leveringen en diensten te verhogen;
• per klant zicht te verkrijgen in hoeverre de leveringen en diensten van AM en/of co-makers gerealiseerd zijn en of deze het juiste kwaliteitsniveau hebben;
• inzichtelijk te maken of de gerealiseerde leveringen en diensten voldoen aan de eisen van klanten en/of de eisen van AM;
• trendanalyses en marktonderzoek uit te voeren;
• klantprofielen voor derden op stellen, waarbij gegevens zijn ontdaan van namen en andere identificerende kenmerken van klanten.

De beveiliging van persoonsgegevens

Om de gegevens te beschermen heeft AM een aantal organisatorische en technische maatregelen getroffen. Voorts worden de gegevens alleen verstrekt aan bepaalde medewerkers van AM en aan co-makers die bij de ontwikkeling en realisatie van de woning van de klant zijn betrokken. Co-makers mogen de gegevens alleen gebruiken in het kader van hun overeenkomst met AM binnen de hiervoor door AM vastgestelde doeleinden, waarbij trendanalyses, marktonderzoek en marketingaktiviteiten zijn uitgesloten. Eventuele verstrekking van naam-, adres- en woonplaatsgegevens van de klant door AM aan derden die dienstverleningen aanbieden welke AM en haar co-makers niet verschaffen (bijv. financiering, tuinaanleg, etc.), geschiedt alleen na verkregen toestemming van de klant. Deze toestemming wordt door AM schriftelijk (via de internetsite die bij de woning hoort) aan de klant gevraagd. De derde is vervolgens verantwoordelijk voor de opname van de gegevens van de klant in zijn organisatie.

Rechten van de betrokkene op het gebruik van zijn/haar persoonsgegevens

De WBP heeft een aantal rechten waardoor de klant controle kan uitoefenen op het gebruik van zijn/haar persoonsgegevens opgenomen. Om te beginnen het recht om inzage in de persoonsgegevens te verlangen. Vervolgens kan de klant om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming verzoeken, indien de gegevens feitelijk onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor de doeleinden van de verwerking. Voorts heeft de klant het recht om tegen het gebruik van de persoonsgegevens bezwaar te maken als er bijzondere persoonlijke omstandigheden zijn (recht van verzet). Er vindt dan een belangenafweging plaats. Verzet kan ook worden aangetekend tegen het gebruik van de persoonsgegevens voor commerciële en charitatieve doelen ingeval deze gegevens nog herleidbaar zijn tot de klant. AM verklaart hierbij dat zij op deze manier niet met de persoonsgegevens zal omgaan, zodat er voor uitoefening van dit verzetrecht geen aanleiding zal zijn. Doet de klant één van bovenstaande verzoeken, dan moet AM telkens binnen vier weken reageren.

Inzage persoonsgegevens

Voor de uitoefening van het inzagerecht heeft AM een standaard formulier opgemaakt, dat u via uw kopersadviseur kunt aanvragen. (zie hiervoor contactpersonen) Inzage wordt alleen gegeven na indiening van het volledig ingevulde formulier, waarbij een kopie van het rijbewijs, paspoort of ander identiteitsbewijs van de klant is gevoegd. Het is immers niet de bedoeling dat anderen de persoonsgegevens van de klant inzien of dat de klant de persoonsgegevens van anderen kan corrigeren.
AM heeft KIS aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) onder nummer m1015361. De aanmelding en/of een brochure over de WBP is op te vragen bij het CBP (Tel. nr. 070-3811301).
Indien een toekomstige klant geen informatie over projecten, woningen en/of aan wonen gerelateerde onderwerpen van AM meer wenst te ontvangen, dient hij/zij dit schriftelijk kenbaar te maken aan voormelde contactpersoon. Als de klant niet meer wenst dat (een) derde(n) hem/haar benadert, nadat de gegevens met zijn/haar toestemming door AM aan deze(n) zijn verstrekt, dient hij/zij dit schriftelijk rechtstreeks bij deze derde(n) te melden.